| 1.應(yīng)有的態(tài)度—— 如何在公司贏得好印象?除了在公司內(nèi)打電話、接電話之類的技巧外，還包括將訪客帶到會(huì)客室、遞出名片與接收名片的方法，以及替別人作介紹……等，各種在商業(yè)社會(huì)生存所不可缺少的禮儀。 如果你剛進(jìn)入公司，影印資料、整理文件，以及端茶倒水之類的事，會(huì)顯得特別的多�；蛟S你會(huì)覺得自己所從事的工作缺乏意義。但事實(shí)上，你所從事的工作絕不是瑣碎之事。當(dāng)你接聽電話的那一瞬間，你就代表了公司。假使你在電話里顯出失禮的態(tài)度，對(duì)方會(huì)認(rèn)為這是你所任職公司的失禮，有時(shí)還可能導(dǎo)致談判破裂，最終失去顧客。 2.客人來訪，應(yīng)起身迎接—— 如君整理資料正在忙得不可開交，此時(shí)有位客人走進(jìn)來。如君騰不出空，只好繼續(xù)做事，同時(shí)坐著向客人打招呼。 可是，這位來客見到她的上司便對(duì)如君坐著向他打招呼一事，表現(xiàn)出不滿的情緒。 當(dāng)然，如君也有她的苦衷，但在這種情況下，不論手上的工作多么繁重，對(duì)于訪客，都應(yīng)當(dāng)站起身來行禮，這是最基本的禮節(jié)�；蛟S如君的心里懷著熱情歡迎的想法，可是，在訪客心里卻不如此認(rèn)為。如果被客人看到你坐在媾做事，只是把頭例行公事般地點(diǎn)一下，那么對(duì)方便很自然的有一種被忽略的感受。 記得當(dāng)遇有客人來訪之際，無論自己有多么忙，都應(yīng)站起身來打招呼。 3.要跟訪客問好—— 遇到訪客，無論在何種情形下，都應(yīng)搶先向?qū)Ψ絾柡�，這才是正確的待客之道。寒暄時(shí)的禮節(jié)為身份低的人先問候身份高的人。而對(duì)于所有的公司來講，訪客都是居于上位者，因此必須由己方先致問候。所以當(dāng)見到不認(rèn)識(shí)的訪客時(shí)，要先行問好。 如果當(dāng)時(shí)正與同事站著談話而沒打招呼，或者來訪者是進(jìn)進(jìn)出出的業(yè)者，就不在此列。 4.鞠躬時(shí)眼睛要注視對(duì)方—— 鞠躬大致可以分為二類，即微微的點(diǎn)頭致意和常見的敬禮。無論采用哪一種鞠躬方式，都必須遵守基本原則。在鞠躬的開始與結(jié)束時(shí)，都需看對(duì)方的眼睛。無論行多少次敬禮，如果眼睛看著別的地方，這種行為也無異于是忽視對(duì)方。 此外，太快把頭低下或抬起，都不能算是正確的鞠躬方式。我們經(jīng)常見到點(diǎn)頭哈腰地頻繁低下、抬起的公司職員，那絕不是正確的禮儀。 鞠躬時(shí)應(yīng)盡可能慢慢地進(jìn)行。把頭低下時(shí)，以能在中途作1～3次呼吸的速度進(jìn)行就可以了。 5.對(duì)訪客附上一句——“讓你久等了”—— 當(dāng)有約好的訪客時(shí)，大部分的人會(huì)說“歡迎光臨”!可是，接下來會(huì)附上一句“讓您久等了”的人，卻不多。 假設(shè)你的身份是來訪的客人，如果對(duì)方對(duì)你說聲“讓您久等了”你會(huì)在心里暗想，“原來這家公司很看重我!”。 會(huì)不會(huì)說這句“讓您久等了”，別人對(duì)你的評(píng)價(jià)就會(huì)不同?答案是肯定的。當(dāng)你的上司看到你如此向訪客問好后，必定會(huì)對(duì)你刮目相看。 這并不說只能使用“讓您久等了”這句話，可以根據(jù)不同的時(shí)間和場合，加上額外的話。 如果是經(jīng)常出入自己公司的來者，說上一句“天氣這么炎熱，您辛苦了!”之類慰勞對(duì)方的話，效果也會(huì)很不錯(cuò)。 沒有人會(huì)對(duì)別人發(fā)自內(nèi)心的關(guān)懷話語感覺不快，因此應(yīng)積極地向別人問好。 6.記住訪客的基本資料—— 雖然自己所任職的公司名稱已在詢問臺(tái)被問過一次，但是過沒多久，又被重復(fù)問“請(qǐng)問您是哪一位?”任何人都會(huì)有不被重視的感覺。為了避免使對(duì)方產(chǎn)生不快，當(dāng)聽到訪客的公司名稱、姓名之后，應(yīng)記錄下來，以免遺忘。 若將對(duì)方的公司名稱或人名弄錯(cuò)，是非常不禮貌的。如果是難以聽清楚的名字，就應(yīng)復(fù)述一遍，或向?qū)Ψ絾柷宄�，以便將正確的公司名稱、姓名記住。 當(dāng)有多位來訪客時(shí)，應(yīng)以不讓訪客看到的方式作記錄，然后交給公司內(nèi)的人。如果訪客的人數(shù)太多，也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。 7.引導(dǎo)訪客到會(huì)客室—— 對(duì)于訪客，不能用手一指會(huì)客室，說一句“請(qǐng)到那里等候”就算完事了。將訪客帶到會(huì)客室，才是應(yīng)有的禮儀。 有人會(huì)認(rèn)為將客人帶到會(huì)客室，是件簡單的事。但我們�？吹綍�(huì)有人自顧自地走在前方，而忽略了后方的客人，認(rèn)為客人會(huì)自己跟上來：甚至不管訪客有沒有跟來，便徑自地往前走去。這些都不是接待客人所應(yīng)有的態(tài)度。一旦讓客人產(chǎn)生自己被拖著在公司內(nèi)到處走的印象，相信他會(huì)感到不愉快。 正確的方法是：帶路時(shí)，應(yīng)配合訪客的步調(diào)，走在距離對(duì)方大約1公尺的斜前方，而這是為了讓訪客走在走道中的中央。此外，不時(shí)回頭看看訪客是否跟上自己，也是非常重要的一點(diǎn)。 8.不可以貌取人—— 所謂“人不可貌相”，不能因?yàn)閷?duì)方的身材魁梧，就斷定他的職務(wù)高，也可能存在相反的狀況。如果憑外貌來判斷對(duì)方的職務(wù)，有可能鬧出很大的誤會(huì)。 當(dāng)有一位或者兩位客人來訪時(shí)，根據(jù)對(duì)方的態(tài)度，大致能判斷出誰的地位較高：可是當(dāng)有許多人來訪時(shí)，就很難分出誰是上司，誰是下屬。 遇到這種情況，只要確認(rèn)誰是上司或負(fù)責(zé)人就行了。當(dāng)對(duì)方突然來訪，沒有時(shí)間加以確認(rèn)時(shí)，不要按照自己的看法隨意作出判斷。應(yīng)將他們帶到會(huì)客室，交給主管去安排。 9.進(jìn)會(huì)客室前先敲門—— 以下是常發(fā)生的情形：職員將訪客帶到會(huì)客室，心想里面空無一人，于是將房門打開，卻發(fā)現(xiàn)里面有人。因此，在進(jìn)入會(huì)客室前別忘了要先敲門。如果有人，里面負(fù)責(zé)接洽的職員會(huì)作出反應(yīng)，從而避免使訪客意外撞見的失禮之舉。 為了避免失禮，不只限于會(huì)客室，包括其它所有的房間，在進(jìn)去之前都應(yīng)養(yǎng)成先敲門的好習(xí)慣。 10.哪里是上座，哪里是下座—— 將訪客帶到會(huì)客室后，因此必須清楚哪里是上座，哪里是下座。 根據(jù)會(huì)客室的不同，上、下座也會(huì)不一樣，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。當(dāng)拜訪其他的公司時(shí)，千萬別大模大樣地坐在上座之上，以免造成對(duì)方不好的印象。 此外，當(dāng)訪客中的主管隨其他人一起進(jìn)入會(huì)客室，或他已先到并在此等候時(shí)，應(yīng)讓他決定把訪客安排在哪兒。要是有對(duì)方的主管在場，你卻在一旁指手劃腳地分派座次，就會(huì)顯得越俎代庖。 11.送茶有一套—— 甫入職場的李君，將總經(jīng)理的客人帶進(jìn)了會(huì)客室，并隨后送去了茶水。李君先從總經(jīng)理那里旁開始上茶。 可是，過后他卻被總經(jīng)理叫去訓(xùn)了一頓�？偨�(jīng)理生氣的原因是——“為什么不先送茶給客人?” 然而從李君的立場來看，他認(rèn)為先給遠(yuǎn)比訪客年長、并且地位也遠(yuǎn)比他高的總經(jīng)理上茶，是當(dāng)然之舉。 然而，正如總經(jīng)理所說的，這是極大的錯(cuò)誤。當(dāng)有訪客時(shí)，即使總經(jīng)理正在接待他，也要將訪客當(dāng)作上位者，請(qǐng)牢記這點(diǎn)。因?yàn)榕c訪客相比，就算總經(jīng)理是公司職位最上者，也處于訪客之下。 請(qǐng)記�。簯�(yīng)先給訪客敬茶，然后才輪到本公司的職員。 12.倒茶只倒七分滿—— 古人云“鞭長不及馬腹”，倒茶也是如此，倒在茶杯里的茶水并不是加得越滿越好。為訪客準(zhǔn)備的茶水，大都是在茶水間倒好再端到會(huì)客室里去的。到會(huì)客室的距離越長，茶水溢出來的可能性就越大。 如果將茶水加得滿滿的，在端到會(huì)客室途中，托盤可能會(huì)濺濕。所以，應(yīng)注意使茶水保持大約七分滿。 此外，在泡茶以前，應(yīng)將陶質(zhì)小茶壺和茶杯燙一下。當(dāng)有多個(gè)茶杯時(shí)，為了使茶水的濃度均等，應(yīng)提著茶壺繞著圈，將茶水分別注入茶杯里。 如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶，任何客人都會(huì)感到不滿意。尤其是在年長的男性之中有很多喜歡喝茶的人。因此細(xì)心周到，盡可能將茶泡得好喝，就顯得格外重要了。 13.電梯也有上下座之分—— 正如會(huì)客室與會(huì)議室存在席次差別一樣，在電梯內(nèi)也有上座與下座之分。 在電梯內(nèi)，操作按鍵的位置是最次的下座，因?yàn)檎驹谶@個(gè)位置上的人，必須按控制電梯開閉和樓層的按鍵，扮演電梯女郎的角色。 相反，被看作最尊貴的上座位置，是位于操作按鍵位置的里面，其次是它旁邊的位置，再其次是在有按鍵位置的旁邊。在有四人以上乘電梯時(shí)，大致也以此為準(zhǔn)。 當(dāng)你的上司站在電梯里面的位置時(shí)，如果正巧你站在按鍵的前面，雖然把上司的前面堵住了，乍看顯得失禮，但實(shí)際上這才是正確的座次。 14.應(yīng)確認(rèn)客人離開后再離去—— 根據(jù)與對(duì)方的不同關(guān)系，送別客人的方式也會(huì)有所差異。既有可以在會(huì)客室門口告別的客人，也有需要送到大門口的客人。需要送到公司大門口的客人，已經(jīng)算得上是具有相當(dāng)分量的VIP了，因此采用這種送別方式絕不能馬虎。 在大門口送別，自己應(yīng)拿著客人的行李，在即將分別時(shí)再交給對(duì)方。千萬別在客人剛一轉(zhuǎn)身就連忙往回走，急著返回公司去，因?yàn)槟悴恢揽腿耸欠駮?huì)回過頭來，因此應(yīng)目送客人遠(yuǎn)去，直到看不見對(duì)方的身影為止。 在將客人送到停車場時(shí)，也應(yīng)將對(duì)方的行李送到車上。首先，必須先為對(duì)方打開車門，當(dāng)客人坐好后再將車門關(guān)上。此時(shí)，也應(yīng)目送對(duì)方的車子開走，直到看不到為止。 15.等客人離去再離開—— 有一天勝文送客時(shí)，在電梯間的前面說了聲“您慢走”，當(dāng)電梯間的門正徐徐關(guān)上時(shí)，他便迅速走回辦公室。 可是，這位客人忽然想到自己有東西忘了帶，于是將正在合攏的電梯門打開，而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經(jīng)不在了。他急忙跑到走廊里，卻看見勝文正匆匆離開。 事后我們才知道，當(dāng)時(shí)這位客人產(chǎn)生了一種受到拋棄的感覺，并且感到有些孤立無援。 因此在電梯口送別時(shí)應(yīng)停留在那里，直到電梯間的門合攏并開始下降為止。 或許有人認(rèn)為大可不必如此，但電梯間與在走廊里是一樣的，你不知道有誰注視著你。假如有別的客人看到了如此送別的場景，或許他會(huì)對(duì)你所任職的公司另作評(píng)價(jià)。 16.記得打掃會(huì)客室—— 當(dāng)你從會(huì)客室將客人送走后，在做什么呢?是不是覺得暫時(shí)還沒有約好的客人，就可以撇下會(huì)客室而去做別的事? 此時(shí)，要是有不速之客到來怎么辦?因?yàn)闀?huì)客室尚未整理，所以只能暫請(qǐng)他到大廳里長時(shí)間地等待。 為了避免這種情況發(fā)生，記得當(dāng)客人離去之后，應(yīng)立即打掃會(huì)客室。 將茶杯和點(diǎn)心類的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉;此外不要忘記將房門和窗戶打開，尤其是在客人很多的時(shí)候，香煙等不良?xì)馕稌?huì)彌漫在整個(gè)會(huì)客室。如果就這么讓下一位客人進(jìn)去，容易造成不良的印象。 所以會(huì)客室應(yīng)勤加打掃，使之處于良好的狀態(tài)，無論何時(shí)有誰來，都能立刻讓他進(jìn)去 17.左手持聽筒，方便記錄—— 當(dāng)我們講電話手持聽筒時(shí)要用哪一只手?可能有人認(rèn)為用哪只手拿還不是都一樣。 話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來，在打電話的過程中，就可以作紀(jì)錄、查資料。反之，每次都向?qū)Ψ奖傅卣f“請(qǐng)稍等片刻”，并換另一只手拿聽筒，就容易耽誤時(shí)間。此外，還會(huì)讓對(duì)方留下不得要領(lǐng)的印象，從而對(duì)談話產(chǎn)生負(fù)面的影響。 為了避免這種不高明的做法，聽筒應(yīng)用左手來拿，并隨時(shí)將記錄本和資料放在手邊，以便能迅速地作出反應(yīng)。 18.做好事前準(zhǔn)備，講電話不怯場—— 一般人認(rèn)為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實(shí)際上卻很困難。 尤其是當(dāng)對(duì)方的地位高，或所談之事非常重要時(shí)，自己就常會(huì)處于一種“怯場”的狀態(tài)，大腦一片空白。即使沒有這么嚴(yán)重，能將事情正確地說清楚的人，也少得可憐。 所以，將資訊正確而簡潔地傳送給對(duì)方前，必須先在頭腦中構(gòu)想清楚。如果不能正確地把握何時(shí)、何地、誰、做什么、方式、如何?這5W1H，就不能簡潔地將一件事告訴對(duì)方。 在打電話之前，將要談的內(nèi)容記錄下來，就是簡便易行的好方法。如果再將有關(guān)此事的資料也準(zhǔn)備好并放在手邊備查，就完美無缺了。這么一來，即使被對(duì)方反問，也能很快有條有理地回答。 19.接電話時(shí)，要說聲“您好”—— 一般人在接聽來電時(shí)，習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。但是，在公司內(nèi)接電話，應(yīng)拿起聽筒后，口齒清晰地說“您好”，再說出自己的公司名稱和部門名稱“這里是○○公司”、“這里是△△部”。 在對(duì)方報(bào)出自己的姓名后，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。一般人對(duì)這種話通常會(huì)很難說出口，因?yàn)椤白约翰]有受到這個(gè)人的關(guān)照”。 可是在商業(yè)上，有所謂的社交辭令。即使是與對(duì)方初次打交道，如果說一句“承蒙關(guān)照”，會(huì)給對(duì)方有更好的印象，結(jié)果就會(huì)完全不同。 20.打電話時(shí)，必須主動(dòng)自報(bào)姓名—— 當(dāng)你打電話時(shí)應(yīng)先主動(dòng)自報(bào)姓名，要是連名字也不說，突然說出“請(qǐng)○○先生接電話”，就略顯失禮。因此，應(yīng)在被對(duì)方尚未問起“請(qǐng)問你是哪位?”之前，先主動(dòng)自報(bào)姓名。 自報(bào)姓名時(shí)，應(yīng)將自己所任職公司的名稱與自己的姓名，同時(shí)告訴對(duì)方。我們時(shí)常會(huì)遇到只說出公司名稱，而不報(bào)自己姓名的人。確實(shí)，我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表，但是卻會(huì)對(duì)接電話的人造成麻煩。因?yàn)闊o法正確轉(zhuǎn)達(dá)來電者為何人。 此外，如果不知道名字，會(huì)對(duì)以后的工作帶來許多不便，如果自己要找的人不在，還會(huì)造成聯(lián)系困難。 21.私人電話，應(yīng)長話短說—— 因自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事，因此要盡量少使用公司的電話打給自己的朋友們。 但是，對(duì)于打來的電話，一般人會(huì)認(rèn)為電話費(fèi)是由對(duì)方支付的，因此不會(huì)增加公司負(fù)擔(dān)。 當(dāng)然，上司不會(huì)對(duì)接聽一兩分鐘的私人電話有微詞�？墒牵�(dāng)變成了長達(dá)幾十分鐘的超長電話時(shí)，那就是另一回事了。在公司里，無論哪部電話，都是因工作需要而特地準(zhǔn)備的。 由于私人電話時(shí)間過長，而使公司不能進(jìn)行重要的工作聯(lián)系，會(huì)使公司帶來重大的損失。 因此，也應(yīng)該長話短說，盡快回到工作崗位上。 22.電話中途斷線，應(yīng)主動(dòng)打過去—— 我們時(shí)常會(huì)遇到這樣的情形：當(dāng)通過電話與對(duì)方交談時(shí)，電話在中途突然因操作失誤而斷線。 要是事情沒有談完，應(yīng)由先前打電話的一方重新?lián)艽�，以使談話繼續(xù)下去。但不能因事情大致已談完，就對(duì)此聽之任之。 重新?lián)芡ㄖ�，再向�(qū)Ψ街虑�，“非常抱歉，剛才電話中途斷線了”。 應(yīng)具備始終由自己主動(dòng)重打的意識(shí)，除非對(duì)方使用公用電話，那就另當(dāng)別論了。 23.電話聲音不清楚，怎么辦?—— 我們時(shí)常會(huì)因話聲音小而聽不清楚，此時(shí)，你是否會(huì)因此而提高嗓音，大聲地說：“對(duì)不起，我聽不太清楚，請(qǐng)說大聲一點(diǎn)?” 即使對(duì)方的聲音的確很小，也要采用如電話的狀況不好，因此聽不清楚之類的說法。如“很抱歉，電話的聲音聽起來有點(diǎn)遠(yuǎn)”，或“很抱歉，能不能請(qǐng)你再說一遍”，明白無誤地反問對(duì)方，并加以確認(rèn)復(fù)述一遍。 24.“請(qǐng)稍等片刻”，不宜超過一分鐘—— 筱雯在打電話的中途，需要用到資料，因此向?qū)Ψ秸f了一句“請(qǐng)稍等片刻”，就開始查閱資料。可是，她想要找的資料臨時(shí)卻找不到。過了五分鐘后她好不容易將資料搬到了辦公桌上，并且終于拿起了聽筒，電話卻斷掉了。 由于筱雯拚命地尋找資料，無意間便忘記了時(shí)間，而對(duì)請(qǐng)對(duì)方“稍等片刻”，五分鐘似乎是太長了。在商業(yè)上，“片刻”以一分鐘為限。如果過了一分鐘，就已經(jīng)超出了“片刻”的范圍，這一點(diǎn)要多加注意。 在這種情形下，如果判斷出尋找資料需要花費(fèi)一分鐘以上的時(shí)間，就須告訴對(duì)方“對(duì)不起，待會(huì)兒我打給您”，再掛斷電話，這才是正確的禮儀。 此外，即使在一分鐘以內(nèi)重新拿起聽筒，也必須說上一句“讓您久等了”。 25.電話留言記錄，應(yīng)該注明清楚—— 當(dāng)在電話上受人之托，轉(zhuǎn)達(dá)留言時(shí)，必須作記錄�？雌饋硭坪趵硭�(dāng)然，然而卻很少人能將留言記錄做的完善。雖然有些公司有內(nèi)部專用的記錄格式紙，但在多數(shù)公司，受托人只能自己加以整理。 在留言條中除了要寫明對(duì)方的公司名稱、部門名稱、人名、事由;此外，還應(yīng)寫出接電話者，即你的名字。否則見到留言條的職員，在稍后即使想詢問細(xì)節(jié)，也會(huì)因不知道接電話的人是誰而無可奈何。 由于業(yè)務(wù)員等大多出門在外，見到留言條通常已是黃昏時(shí)的事了。比如當(dāng)事人剛從A公司回來，看見來自于A公司的希望與其聯(lián)系的留言條，慌忙打電話過去，卻發(fā)現(xiàn)那是早上去A公司之前，對(duì)方留下的口信。為了防止出現(xiàn)這類的差錯(cuò)，也必須在留言條上填寫接到電話的時(shí)刻。 26.電話鈴聲不應(yīng)超過三聲—— 當(dāng)電話鈴響了好幾聲，卻不見對(duì)方來接聽時(shí)，一般打電話者會(huì)覺得煩躁，相信你也有過這種經(jīng)驗(yàn)。終于，有人接聽了，但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。 接電話應(yīng)在電話鈴響第三聲之前。如果此時(shí)沒空，過了許久才接電話，也應(yīng)該說聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節(jié)。 無論是什么原因千萬別讓電話響太久，才不會(huì)遲遲沒人接電話，而使對(duì)方焦躁不安。 27.應(yīng)確認(rèn)對(duì)方的留言—— 當(dāng)你從對(duì)方那里聽到留言后，說聲“請(qǐng)讓我復(fù)述一遍”，并把聽到的內(nèi)容重復(fù)一次。此時(shí)，對(duì)于容易弄錯(cuò)的數(shù)字與人名，應(yīng)采用特別一點(diǎn)的記錄方式。 例如，將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類，并且有必要確認(rèn)一下約會(huì)的時(shí)間是上午還是下午。復(fù)述之后，還應(yīng)附加一句“我叫○○，我將會(huì)把您交代的事情轉(zhuǎn)告給當(dāng)事人”，以使對(duì)方放心。 此外，如果是自己留言，當(dāng)對(duì)方?jīng)]有復(fù)述時(shí)，應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍，并補(bǔ)充一句“可以了嗎?”，以此叮嚀。 28.無法決定之事，應(yīng)請(qǐng)上司前來處理—— 剛剛進(jìn)入公司的佩君，無論做什么都似乎干勁十足。有一天接到電話時(shí)，佩君遇到了她不知道的一件事。她心里想：就這樣請(qǐng)別人來聽，很沒面子。因此，她只是含含糊糊地回答�？墒�，后來卻發(fā)生嚴(yán)重的問題，佩君受到了上司嚴(yán)厲的斥責(zé)。 雖然我們可以理解她求好心切，什么事都要自己做的心情，可是，此時(shí)她應(yīng)當(dāng)及早地說一句：“我請(qǐng)負(fù)責(zé)人來接”或“對(duì)于這個(gè)問題，我不太清楚……”，然后換成上司或資深同事來接聽。 在弄不清能不能讓其他人來接聽的時(shí)刻，只要以能讓上司或資深同事聽見的宏亮嗓音，將到目前為止事情的原委復(fù)述一下。這樣，就能讓上司或同事知道對(duì)方和自己在說些什么。 因此，不要太逞能，只想憑自己的力量來應(yīng)付，而要尋求周圍人的幫助。 29.當(dāng)不人不在，應(yīng)盡早告知—— 當(dāng)電話打給不在的人時(shí)，不能證據(jù)隨便地問“您有什么事?”因?yàn)榇螂娫挼膶?duì)方并非找你，而只想請(qǐng)你盡快地轉(zhuǎn)給當(dāng)事人接聽。 如果讓對(duì)方詳細(xì)地說明事由之后，再對(duì)他說“真不湊巧，當(dāng)事人已外出”，你就可以想像對(duì)方的心情變得多么糟糕。 所以，最好在一開始就告訴對(duì)方當(dāng)事人不在，才是恰當(dāng)?shù)男袨椤７駝t，盡管你想依此顯示出自己的精明能干，卻相反地增加了對(duì)方的麻煩。 30.當(dāng)事人外出，應(yīng)告知回來時(shí)間—— 當(dāng)對(duì)方打電話來找的人不在時(shí)，應(yīng)該告訴對(duì)方“此人現(xiàn)在外出，預(yù)計(jì)○點(diǎn)回來”，如此一來他就能變更時(shí)間，訂出到那個(gè)時(shí)刻為止的日程表。因此，當(dāng)事人不在時(shí)接到電話，就一定要告訴對(duì)方前者返回公司的時(shí)間。 有時(shí)對(duì)方或許會(huì)說“我待會(huì)兒再打電話來”，如果只簡單地說聲“知道了”，然后將電話掛斷，是不太恰當(dāng)?shù)�。雖然是對(duì)方打來的電話，還是應(yīng)當(dāng)說“他回來后我會(huì)請(qǐng)他回您電話，好嗎?”這樣才合乎禮儀。 31.制作顧客專用名單—— 身為一名上班族，你必須了解所任職公司的性質(zhì)是什么，與哪些公司有生意上的往來。如果不了解工作的內(nèi)容，就會(huì)連一通電話都不能轉(zhuǎn)達(dá)得令人滿意。 例如，要是接到與自己公司往來密切的廠商來電，卻連該公司的名稱都弄錯(cuò);或者不知道該往來客戶與哪個(gè)部門有聯(lián)系，就會(huì)使整個(gè)公司喪失信譽(yù)。 為了避免這種情況，建議你制作自己專用的顧客名單。上面簡潔明了地列出往來客戶的公司名稱、負(fù)責(zé)人的姓名與電話號(hào)碼等，并放在電話的旁邊。 如果可能的話，在這張名單中不僅要包括你所在的部門，還應(yīng)寫出除此以外和其它部門的工作性質(zhì)。這樣一來，就能理解公司的業(yè)務(wù)內(nèi)容，然而使工作變得更為有趣。 32.對(duì)于投訴電話，應(yīng)妥善處理—— 透過電話來處理客戶的投訴，是非常困難的一件事。因此，即使是資深職員，也會(huì)時(shí)常慘遭失敗。 在投訴的電話中，對(duì)方通常都會(huì)非常憤怒。但你不能受到影響，而變得意氣用事，應(yīng)始終保持冷靜。不妨先告訴對(duì)方，“似乎是我們公司處理不當(dāng)，在此我謹(jǐn)向您表示歉意。不知道您能不能將詳細(xì)的情形告訴我?”以承認(rèn)責(zé)任在己方的態(tài)度來接待對(duì)方。然后再仔細(xì)地傾聽對(duì)方的牢騷。 即使是經(jīng)常打來的投訴電話，也不能在對(duì)方正在說話的時(shí)候，隨意打斷對(duì)方。這樣只會(huì)使對(duì)方更加怒不可遏。 在充分聽取對(duì)方的陳述之后，最為重要的是要真誠地向?qū)Ψ降狼福⑶艺f明今后將要采取的措施。當(dāng)你自己不能處理時(shí)，應(yīng)請(qǐng)上司來接聽。此時(shí)，不要讓對(duì)方產(chǎn)生接電話者象走馬燈一樣換個(gè)不停的感覺。 最后，如果將你的姓名告訴給對(duì)方，并訂出切實(shí)可行的期限，相信對(duì)方應(yīng)該都能理解。 33.留言內(nèi)容應(yīng)該詳細(xì)—— 將留言錄進(jìn)電話答錄機(jī)時(shí)，一般只需說出公司名稱、人名及事由�？墒�，如果能留下打電話去的時(shí)間，對(duì)于接電話的一方來講，再方便不過。 當(dāng)對(duì)方長時(shí)間外出的時(shí)候，若只留下要交待的事情，對(duì)方會(huì)弄不清楚這是何時(shí)打來的電話。 此外，需要進(jìn)行緊急聯(lián)系進(jìn)，時(shí)間便具有非常重要的意義。所以，應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成為留言加上時(shí)間的習(xí)慣，這樣一下，對(duì)方就可以直接與你聯(lián)系，而用不著從通訊錄逐一地查找。 例如，“我是○○公司的△△，因××一事于6月3日下午2點(diǎn)打電話給您。明天我將打電話與您聯(lián)系。而我的聯(lián)絡(luò)電話是☆☆，謝謝!” 如果能留下事由與打來電話的日期、時(shí)間，以及自己的電話號(hào)碼，就萬無一失了。 34.歸納重點(diǎn)，再留言—— 在許多人的心目中，總覺得在電話答錄機(jī)上留下口信，是一件很難做好的事。感覺象站在麥克風(fēng)前一樣，心里總感到緊張。 我們常會(huì)遇到電話打過去之后，卻發(fā)現(xiàn)是答錄機(jī)，于是心里發(fā)慌，要說出的事也變得語無倫次了。 此時(shí)，在顯示答錄機(jī)開始啟動(dòng)的“嗶”的聲音響起之前，可以將聽筒放下，然后再重新?lián)芴?hào)。當(dāng)然，在重?fù)苤�，必須先�?duì)要說的事情進(jìn)行歸納。 有的人雖然已在腦中對(duì)要說的事情作了歸納，可是一到了要錄音的時(shí)候，還是感覺緊張而無法順利地說出來。其實(shí)，只要事先作好記錄，然后，再照著紀(jì)錄念就行了。 由于電話的錄音時(shí)間較短，因此應(yīng)盡可能地將要說的事情作簡潔的歸納，并條理清晰地說出。 再者，當(dāng)要說的話內(nèi)容復(fù)雜時(shí)，不要在答錄機(jī)上絮絮叨叨地說，而應(yīng)簡單地說一句“我以后再和您聯(lián)系”，過后再重新打電話過去。 35.即使留言也要再確認(rèn)—— 永賢奉上司之命，打電話給往來客戶�？墒牵瑢�(duì)方卻是答錄機(jī)，于是永賢就將要說的話錄進(jìn)了自動(dòng)答錄機(jī)中。 第二天，永賢被上司叫去。據(jù)說是因?yàn)榈侥壳吧形唇拥娇蛻舻膩黼�。雖然永賢回答已在答錄機(jī)中留言，但卻被上司嚴(yán)厲地訓(xùn)斥了一頓。 上司訓(xùn)斥他的理由是：“當(dāng)對(duì)方不在而用答錄機(jī)時(shí)，應(yīng)該在稍后再次打電話進(jìn)行確認(rèn)，你卻就這么算了”。由于我們無法得知對(duì)方是否已聽過留言，因此必須再打電話加以確認(rèn)。此外，在答錄機(jī)中留言時(shí)，如果附加一句“稍后我再和您聯(lián)系”會(huì)顯得更加謹(jǐn)慎。 36.交換名片時(shí)應(yīng)先遞出—— 交換名片是有學(xué)問的。當(dāng)你向?qū)Ψ竭f張污跡斑斑的名片，或以從對(duì)方看來相反的方向遞出，都是錯(cuò)誤的。此外，讓對(duì)方搶先遞出名片，更是不恰當(dāng)。 而名片必須比對(duì)方先遞出，并由下位者向上位者遞出才合乎禮儀。因?yàn)閬砜褪冀K處于上位，因此在自己公司迎接客人時(shí)，應(yīng)該比對(duì)方早遞出名片。 此外，在遞出名片時(shí)，必須站起來。有人或許嫌太麻煩，因此就坐著將名片遞給對(duì)方，這是非常失禮的。即使到對(duì)方公司拜訪，也應(yīng)在自報(bào)姓名的同時(shí)遞出名片。 如果與上司一同前往時(shí)，應(yīng)在被上司介紹給對(duì)方之后才能遞出名片。 37.用雙手遞名片—— 當(dāng)對(duì)方搶先遞出名片的時(shí)候，應(yīng)先用雙手將名片接過來，然后再遞出自己的名片。 此外，在接受名片時(shí)，要注意不要將手指蓋住名片的文字。為了避免手指將名片上的公司名稱與人名蓋住，應(yīng)拿著名片的邊角。 一般名片的接受高度應(yīng)在胸前。而接受名片之后，注意不要將它垂到腰部以下或漫不經(jīng)心地塞入口袋里。應(yīng)當(dāng)認(rèn)真地嵌入名片夾中收藏，或放入上衣里面的口袋。 38.不認(rèn)識(shí)的字應(yīng)加以確認(rèn)—— 不要因接受的名片上有不認(rèn)識(shí)的字，而感到難為情。如果讀錯(cuò)音反而更失禮，而應(yīng)當(dāng)場詢問對(duì)方。 “非常抱歉，請(qǐng)問這個(gè)字怎么念?”然后再重復(fù)一次加以確認(rèn)。“對(duì)不起，是○○先生嗎?” 無論是多么難記的名字，在問過一次之后，都應(yīng)正確地牢記，不能當(dāng)著客人的面標(biāo)上注音。 39.不要將對(duì)方的名片置于桌上—— 有些人在交換名片結(jié)束后，常會(huì)將名片放在桌上就開始會(huì)談。有時(shí)客人多達(dá)4至5人時(shí)，要將他們的姓名一一記住是件很傷腦筋的事，因此這樣做也是別無良策的權(quán)宜之計(jì)。不過，當(dāng)客人只有一位時(shí)，就應(yīng)該將名字牢記，然后收在名片夾或口袋中，不可放在桌上置之不理。 此外，即使客人有多位，也應(yīng)盡可能當(dāng)場記住他們各自的姓名。并且養(yǎng)成在記住之后放入名片夾收好的習(xí)慣。弄灑茶水而將名片弄臟，是對(duì)對(duì)方的不敬，請(qǐng)務(wù)必謹(jǐn)慎地對(duì)待。 40.對(duì)方介紹時(shí)，應(yīng)從下位者的人開始—— 當(dāng)你正與其他公司的人員進(jìn)行會(huì)談時(shí)，突然看到自己的上司朝這邊走來，須先從下位者開始介紹。如果同時(shí)有自己公司和其他公司的人員在場，應(yīng)從自己公司人員開始介紹，首先先介紹自己的上司，然后再介紹客人。 而進(jìn)行介紹時(shí)，要先介紹職稱，再介紹姓氏。例如，“這位是我們公司的C經(jīng)理”就錯(cuò)了，因?yàn)镃經(jīng)理是敬稱。所以要改說為——“這位是我們的經(jīng)理，姓C”。而另一方面，將客人介紹給上司時(shí)，要說成是“這位是D公司的經(jīng)理，E先生”。 請(qǐng)記�。簾o論介紹自己公司還是其他公司的人，都應(yīng)將職稱放在前面，姓名放在后面。 41.避免將拜訪時(shí)間訂在星期一—— 拜訪其他公司時(shí)，必須事先約定時(shí)間，但是訪問的日期與時(shí)刻，應(yīng)取決于對(duì)方的日程，除非對(duì)方任何時(shí)間都可以時(shí)，才由自己決定。不過，有一個(gè)時(shí)間要特別注意，千萬別說“日期定在星期一上午”。 通常，一般公司在星期一，常因商洽與會(huì)議而忙得不可開交。如果你將會(huì)面的時(shí)間定在這些時(shí)間，會(huì)造成對(duì)方的不便。 約定會(huì)面時(shí)，除了定出訪問的日期與時(shí)刻，同時(shí)還應(yīng)將己方前去訪問的人數(shù)、姓名、職務(wù)、將要商談的事情概要，以及預(yù)計(jì)所需的時(shí)間告訴對(duì)方。如此一來，對(duì)方才能對(duì)會(huì)客室等作出安排，并安排之后的日程。 42.拜訪前，應(yīng)打電話再次確認(rèn)—— 嘉玲于一周前已與對(duì)方約好前往拜訪，因此當(dāng)天就直接前往訪問。可是，對(duì)方卻忘了這個(gè)約會(huì)而外出，嘉玲氣得簡直七竅生煙。 其實(shí)，這件事不能一味地責(zé)怪對(duì)方。雖然事前都會(huì)先約好時(shí)間，但是，在訪問的前一天打電話加以確認(rèn)，也是應(yīng)有的禮節(jié)。 因此，一周前定好的約會(huì)，也應(yīng)在前一天再次打電話加以確認(rèn)“明天的約會(huì)是否有更改?……”。也許對(duì)方的工作太繁忙，或另外定了其他的約會(huì)，而忘了與你的會(huì)面。因此在訪問的前一天加以確認(rèn)，就顯得十分重要了。而且，對(duì)方還可能對(duì)你的細(xì)心感到高興。 43.進(jìn)行拜訪不宜遲到—— 如果去其他公司拜訪，卻遲于約好的時(shí)間到達(dá)，容易讓對(duì)方產(chǎn)生：“和這種不遵守時(shí)間的人，不能進(jìn)行重要的商務(wù)會(huì)談”，而留下不好的印象。 遵守約定的時(shí)間，是商業(yè)往來的基本原則。 通常出發(fā)的時(shí)間應(yīng)比約好的時(shí)間提前30～40分鐘。 如果能提前5分鐘到達(dá)對(duì)方的公司，是最為恰當(dāng)?shù)摹?BR> 44.禮貌要周到—— 到達(dá)對(duì)方公司時(shí)，應(yīng)先脫掉外套或取下圍巾，再向柜臺(tái)人員說：“我是○○公司的職員，名叫△△，請(qǐng)找一下××部的□□□先生”。此時(shí)，還要告訴對(duì)方是否事先約好。 此外，如果公司的名稱不易聽清楚，或者你的名字較為少見，可向接待員遞出自己的名片。接待員看過名片，就會(huì)替你跟負(fù)責(zé)人聯(lián)系。 當(dāng)接待員不在時(shí)，應(yīng)向最早走出來的人報(bào)出你在公司的名稱及自己的姓氏，請(qǐng)他跟對(duì)方取得聯(lián)系。如果沒有柜臺(tái)，應(yīng)主動(dòng)與離辦公室入口處最近的人搭話。然后同樣地報(bào)出公司名稱與自己的姓氏，請(qǐng)他與對(duì)方聯(lián)系。 不要大聲地呼喚位于房間里面的共事者，或者不管三七二十一，冒冒失失地撞入室內(nèi)。應(yīng)以不造成妨礙他人的方式，盡可能以恭敬的態(tài)度拜托近旁的人代為轉(zhuǎn)達(dá)。 45.在對(duì)方的會(huì)客室，應(yīng)坐在下座—— 記得，當(dāng)你前去拜訪其它公司時(shí)，應(yīng)坐下座。 將你帶到會(huì)客室的人，會(huì)請(qǐng)你坐上座，而你必須推辭。而在會(huì)客室里等待時(shí)，應(yīng)當(dāng)淺坐在沙發(fā)上。輕輕地坐在在沙發(fā)的最邊緣，脊背挺直，腿不要盤起來而應(yīng)整齊地并在一起。此外，當(dāng)沙發(fā)較低時(shí)，應(yīng)將腿略微偏向下座的一側(cè)。 46.不要將公事包放在會(huì)客室桌上—— 當(dāng)你前往別的公司洽談公事時(shí)，記得不要將公事包或皮包放在桌上，這有違 反禮儀。 一般較大的皮包類應(yīng)放在自己的腳邊。在取出資料時(shí)，也應(yīng)注意不要將皮包 放在桌子上，而應(yīng)放在膝蓋上。此外，當(dāng)所攜帶的物品很多時(shí)，應(yīng)只將工作所需 的物品放在腳邊，而將剩下的放在房間角落不顯眼的地方。 47.嚴(yán)禁與同行者閑聊—— 當(dāng)有很多人同去其它公司訪問而在會(huì)客室等待的期間，常會(huì)不知不覺就聊起來。 然而，在會(huì)客室內(nèi)聊天，是絕對(duì)禁止的。雖然，會(huì)客室讓人覺得有如密室，但實(shí)際上聲音卻會(huì)清楚地傳向外邊。若是讓該公司的職員聽見你正在閑聊，會(huì)做何感想?無論這種閑聊是與工作有關(guān)的事還是私事，都是不禮貌的行為。 48.寒暄問候好，應(yīng)面帶笑容—— 寒暄問候是非常重要的。但這并不代表只需說出問候語，便萬事OK。 如果聲音太小或故意要避開對(duì)方視線似地把頭低下，反而會(huì)讓對(duì)方因不知道你在說什么而尷尬萬分，說不定會(huì)造成反效果。與其這樣的問候，還不如不問候更好些。 問候時(shí)應(yīng)口齒清晰、精神飽滿，不是要你拉大嗓門。只要用對(duì)方能夠聽清楚的音量，發(fā)音盡可能清晰就可以了。 當(dāng)然，希望你在問候?qū)Ψ降耐瑫r(shí)，也能露出笑容。否則，無論你的聲音多清晰，如果面無表情也是白費(fèi)。而且問候時(shí)面帶笑容，還能避免情緒緊張。 49.上班服裝應(yīng)得體—— 沒有規(guī)定員工穿制服的公司，職員可以自由的穿著。但是，若穿得太隨便或不講究，容易讓別人留下不好的印象。 有時(shí)會(huì)因與客戶或上司商量事情，而一起吃晚飯：或者在回去時(shí)把東西順路送到別的公司。此時(shí)，如果穿著牛仔褲等隨便的裝扮，看起來會(huì)很不得體。 因此，平時(shí)就應(yīng)注意，穿著適合工作地點(diǎn)的服裝。如果是女性，裙子應(yīng)避免過短或過長，男性的指甲應(yīng)注意是否藏污納垢;鞋子應(yīng)選擇質(zhì)感好的不宜太高，手提包則以多功能的為主。 50.被上司叫去時(shí)，記得帶記事本—— 你是不是一名優(yōu)秀的職員，在你被上司叫去之前，就可以判斷出來。 一般的職員，他會(huì)空手站到上司面前，而如果是優(yōu)秀的職員，就會(huì)帶上筆記本和原子筆。 雖然你不知道上司將就哪件事作出指示，還是應(yīng)將記事本帶去。 當(dāng)上司指示事情時(shí)，應(yīng)迅速地將其記錄下來。然后將他說過的話復(fù)述一遍，以便加以確認(rèn)。 如果不帶記事本，就去聽上司下達(dá)指令，很容易將日期、時(shí)間及名字等遺忘掉。 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